Como gerar o arquivo de importação

Considerações Iniciais

Esse tutorial digital te orientará como exportar e criar um arquivo de importação pelo "SUAP EDU".

Acessando o SUAP EDU

Em seu navegador, abra o link a seguir: suap.ifsuldeminas.edu.br e efetue o login inserindo o seu Usuário(1) e Senha(2). Logo, em seguida, clique no botão“Acessar”(2), conforme a Figura 1.

Figura 1: Tela de acesso ao SUAP EDU.

Como ter acesso à "Listagem de Alunos"

Após efetuar o login no sistema SUAP EDU, clique no menu "Ensino"(1), logo, em seguida, clique no submenu “Relatórios”(2) e depois em "Listagem de Alunos"(3), conforme a Figura 2.

Figura 2: Tela de acesso a listagem de alunos.

Aplicação de filtros

Abrirá a página "Listagem de Alunos", conforme a Figura 3. Em seguida, na sessão "Filtros de Pesquisa" selecione a unidade de ensino de sua preferência, clique no campo "Campus"(1), logo, em seguida, escolha o curso que deseja filtrar os dados em “Curso”(2).

Figura 3: Tela inicial da aplicação de filtros.

Campos obrigatórios

Observação: Alguns dados só estão disponíveis para usuários que têm acesso a parte pedagógica do SUAP como os setores de Registros escolares, Coordenação pedagógica e entre outros perfis educacionais.

Para gerar o arquivo de importação, será necessário selecionar na caixa de seleção o item "CPF"(1) (verifique na lista se todos os campos CPF estão preenchidos), em seguida, selecione na caixa de seleção o item "Data de Nascimento"(2), depois selecione na caixa de seleção o item "Email acadêmico"(3), na próxima selecione na caixa de seleção o item "Telefone"(4), para finalizar clique no botão "Pesquisar"(5), conforme a Figura 4.

Observação: No relatório, por padrão, já vem a "matrícula" e o "nome do aluno".

Figura 4: Marcação dos itens obrigatórios.

Gerando o relatório .xls pelo SUAP EDU

Para gerar o relatório com a extensão .xls, clique no botão "Exportar para XLS"(1), conforme a Figura 5.

Figura 5: Gerando os dados de exportação para XLS.

Posteriormente, será gerado um arquivo "Relatorio.xls" para o seu computador. Em seguida, aparecerá a mensagem “Arquivo gerado com sucesso”(8). Para dar continuidade no processo clique no botão “Continuar”(8), conforme a Figura 6.

Figura 6: Salvando o arquivo.

Ajustando o arquivo para a importação

Observação importante antes de salvar o arquivo em extensão .csv: Conferir se o "nome das colunas está idêntico" a planilha xls exportada do SUAP.

Para conseguir realizar a importação do arquivo, o arquivo deverá ter a extensão .csv. Abaixo contém as instruções para salvar o arquivo gerado em "xls" para "csv":

1. Abra o arquivo no aplicativo LibreOffice;
2. Clique em Arquivo;
3. Depois em Salvar como;
4. Escreva o nome do arquivo, escolha a pasta onde quer salvar e o mais importante não esquecer de mudar a extensão do arquivo para Texto CSV(.csv);
5. Após clicar em Salvar irá abrir a tela "Exportar arquivo de texto";
   1. No campo Conjunto de caracteres encontrar a opção que contém ISO8859-1
   2. Delimitador de campo deverá colocar uma (,);
   3. Delimitador do texto será necessário deixar em branco;
   4. Clique em OK.

Observação: Antes de exportar o arquivo, verifique se o arquivo está na extensão .csv e se as colunas estão idênticas a planilha .xls importada do SUAP.

Ao realizar a exportação do arquivo para o sistema $ Conta RE, será necessário converter o arquivo .xls para .csv. Confira, o passo a passo de como efetuar este procedimento:

- Primeiramente, abra o arquivo "Relatorio.xls" em seu computador no aplicativo Excel ou LibreOffice. Em seguida, clique no menu "Novo"(1), depois no clique no submenu "Salvar como"(5), conforme a Figura 7.

Figura 7: Tela inicial da conversão do arquivo .xls.

Caso o arquivo seja criado do zero e não extraído do SUAP

Observação importante: as colunas do arquivo devem estar na seguinte ordem:

Nome; CPF; Data de Nascimento; Email Pessoal; Telefone.

Outra informação importante: O arquivo deve conter na primeira linha o nome das colunas, e deve ser igual ao que está escrito na Figura 5:

Figura 5: Como deve começar o arquivo.

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Após finalizar o arquivo csv

Após finalizar será necessário voltar ao tutorial anterior para enviar o arquivo criado nesse tutorial: Incluir o arquivo csv